Требования по документированию хозяйственных операций

Документирование хозяйственных операций

12. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет в случаях, предусмотренных подпунктами «б», «в», «г» пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

13. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа (формы), код формы;
  • дату составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

14. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

15. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

16. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

17. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

18. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИИ

Экономика и право: словарь-справочник. — М.: Вуз и школа . Л. П. Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков . 2004 .

Смотреть что такое «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИИ» в других словарях:

документирование хозяйственных операций — Первичный учет, который включает в себя обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив. Основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные оправдательные первичные учетные документы,… … Справочник технического переводчика

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ — первичный учет, который включает в себя обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив. Основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные оправдательные первичные учетные документы,… … Большой бухгалтерский словарь

1: — Терминология 1: : dw Номер дня недели. «1» соответствует понедельнику Определения термина из разных документов: dw DUT Разность между московским и всемирным координированным временем, выраженная целым количеством часов Определения термина из… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Внутренний контроль — Финансовый контроль Контроль Виды финансового контроля Государственный контроль … Википедия

Бухгалтерский учёт — Ключевые понятия Бухгалтер • Бухгалтерия Главная бухгалтерская книга Оборотно сальдовая ведомость Отч … Википедия

Аналитик — (Analyst) Специалист, работник фирмы, банка Информация о сфере деятельности аналитиков, финансовая и бизнес аналитика, аналитика валютного и фондового рынка Содержание >>>>>>>> Аналитик это, оределение История Аналитика появилась тогда, когда… … Энциклопедия инвестора

Харьковский институт труда — (Всеукраинский институт труда) (ВИТ) Год основания 1921 Реорганизован Институт рационализации управления … Википедия

система — 4.48 система (system): Комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей. Примечание 1 Система может рассматриваться как продукт или предоставляемые им услуги. Примечание 2 На практике… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Метод бухгалтерского учета — Бухгалтерский учёт Ключевые понятия Бухгалтер Бухгалтерия Пробный баланс Главная бухгалтерская книга Дебет Себестоимость Двойная запись Стандартные методы Наличный и кумулятивный методы РСБУ / МСФО Финансовая отчётность … Википедия

Бухгалтерский учет — Бухгалтерский учёт Ключевые понятия Бухгалтер Бухгалтерия Пробный баланс Главная бухгалтерская книга Дебет Себестоимость Двойная запись Стандартные методы Наличный и кумулятивный методы РСБУ / МСФО Финансовая отчётность … Википедия

Документирование хозяйственных операций

Материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Федеральный закон «О бухгалтерском учете») все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Унифицированные формы первичной учетной документации

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют следующие постановления об утверждении форм первичных документов:

  1. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.
  2. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».
  3. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
  4. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья».
  5. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
  6. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
  7. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Данным постановлением разработаны унифицированные формы первичной учетной документации:
      по учету операций в общественном питании;
    • по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле;
    • по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;
    • по учету торговых операций (общие).
  8. Постановление Росстата от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».
  9. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 11 ноября 1999 года №100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

Разработанные и утвержденные указанными постановлениями унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

Реквизиты документа

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация в случае необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Смотрите так же:  Орган опеки и попечительства бабушкинского района

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требование пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, подлежащей отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно;
  • дату составления документа. Дата позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: вначале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 августа 2005 года будет записана следующим образом: 04.08.2005;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;
  • содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладная на внутренне перемещение материалов предназначена для передачи товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указание должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;
  • личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции, и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Сроки и порядок составления документов

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.

В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Обратите внимание! Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Проверка документа

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

группировка документов — процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

контировка — процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Внесение исправлений в первичные учетные документы

Во все первичные документы не допускается внесение неоговоренных исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа вручную, неправильная запись перечеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным способом.

Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы можно классифицировать следующим образом:

  1. По назначению:
    • распорядительные документы, содержащие приказ непосредственному исполнителю на совершение определенной хозяйственной операции. Распорядительные документы не удостоверяют факт совершения операции и не являются основанием для совершения учетных записей (приказы, распоряжения, чеки на получения наличных денежных средств и тому подобное);
    • оправдательные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, оправдательный документ служит основанием для бухгалтерских записей (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер и тому подобные);
    • документы бухгалтерского оформления, составляемые на основе распорядительных и оправдательных документов с целью их дальнейшего использования в учетном процессе (ведомость распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомость начисления и распределения амортизационных отчислений, калькуляция фактической себестоимости продукции, справки и расчеты, составленные сотрудниками бухгалтерии);
    • комбинированные документы, содержащие признаки распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Комбинированные документы одновременно содержат распоряжение о выполнении хозяйственной операции, подтверждают ее выполнение и содержат указание о порядке отражения операции на счетах бухгалтерского учета.
  2. По порядку составления:
    • первичные, составляемые в момент совершения хозяйственных операций и являющиеся первым свидетельством их совершения. Первичные документы подразделяются на внутренние и внешние документы.
    • сводные документы, составляемые на основе первичных документов и позволяющие сократить количество первичных документов.
  3. По содержанию хозяйственных операций:
    • материальные, отражающие наличие и движение средств и предметов труда: основных средств, нематериальных активов, производственных запасов и затрат (акты сдачи-приемки приемки основных средств, акты списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, накладные, счета-фактуры и тому подобные);
    • денежные документы, показывающие движение денежных средств (чеки, банковские выписки, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции в приеме денег и тому подобные);
    • расчетные документы, представляющие собой оформленные в письменном виде требования или поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке за отпущенные товарно-материальные ценности, выполненные работы или оказанные услуги ( платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, расчетные чеки, аккредитивы).
  4. По способу отражения операций:
    • разовые документы, единовременно фиксирующие одну или несколько однородных хозяйственных операций и служащие основанием для составления бухгалтерских записей (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов и тому подобные);
    • накопительные, фиксирующие однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода. В конце периода в накопительных документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и другие).
  5. По месту составления:
    • внутренние документы, составляемые и используемые внутри предприятия (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выплату заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц);
    • внешние документы, поступившие от других организаций или направляемые в другие организации (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, платежные получения и тому подобные документы).
  6. По порядку заполнения:
    • заполненные вручную;
    • составленные с применением средств компьютерной техники;
    • смешанная форма заполнения.
Смотрите так же:  Договор с инком недвижимости

Формы первичных документов

Форма первичного документа — совокупность и порядок расположения реквизитов в документе. Различают зональную, анкетную, табельную и комбинированную форму документов.

В документе анкетной формы названия реквизитов располагаются в левой стороне документа, а их значения — в правой стороне.

При зональной форме первичный документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый из реквизитов документа размещается в своей зоне, которая постоянна для каждого типа документов.

В документе табельной формы реквизиты располагаются по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу.

На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, которые служат для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях. Сводными учетными документами являются кассовые книги, товарные отчеты, журналы-ордера, главная книга, другие регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В случае составления документов на машинных носителях организация должна за свой счет изготовлять копии таких документов для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Движение первичных документов, организация документооборота

В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте №105 документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой документооборот, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

  • составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;
  • передача документа в бухгалтерию;
  • проверка и обработка принятых документов;
  • составление по документам учетных регистров;
  • сдача документов в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.

По каждому документу в график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

  • порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения документа;
  • порядок проверки документа с указанием порядка представления документа, сроков представления, лиц, ответственных за представление документа и его проверку;
  • порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;
  • порядок передачи документа в архив с указанием исполнителя процедуры и сроков передачи.

Примерный графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте №105.

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отдела труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие работники) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и подразделения, в которые данные документы должны быть представлены с указанием сроков представления.

Ответственность за своевременное и качественное составление первичных документов, за достоверность содержащихся в них сведений, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также за соблюдение графика документооборота несут лица, создавшие и подписавшие первичные документы.

Контроль соблюдения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер, требования, предъявляемые им в части порядка оформления операций, представления необходимых документов и сведений в бухгалтерию и на вычислительные установки, в случае, если обработка документов осуществляется с применением средств вычислительной техники, обязательны для всех подразделений и служб организации.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета и отчетности, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бухгалтерский учет и отчетность (основные моменты)».

Требования по документированию хозяйственных операций

В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций является важным средством контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности социалистической собственности. [c.12]

В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций— важное средство контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности собственности хозяйственного органа. Четвертая, наиболее характерная, особенность метода бухгалтерского учета состоит в применении системы счетов текущего учета для отражения на них хозяйственных операций методом двойной записи. В бухгалтерском учете для каждой качественно однородной группы хозяйственных средств и процессов открывается (заводится) специ-ю [c.10]

Таким образом, носителями первичной исходной информации бухгалтерского учета являются документы. Они составляются на местах и на момент свершения хозяйственных операций. В них отражаются или распоряжения на совершение хозяйственных операций, или факт их совершения, или то и другое. Этот процесс в бухгалтерском учете называется документированием хозяйственных операций. [c.145]

Раздел 2. Основные правила ведения бухгалтерского учета. Включает требования к ведению бухгалтерского учета, порядок документирования хозяйственных операций, регистры бухгалтерского учета, методы оценки имущества и обязательств, правило инвентаризации имущества и обязательств. [c.37]

На наш взгляд, требует развития и программа преподавания базового бухгалтерского курса. От статики элементов метода, которые всегда преподавались обособленно друг от друга, следует перейти к динамике учетной процедуры, в которую необходимо вмонтировать учетные инструменты, какими выступают общепризнанные элементы метода (стоимостная оценка, документирование хозяйственных операций, инвентаризация, бухгалтерские счета, двойная запись, бухгалтерский баланс, внутренняя и внешняя отчетность). [c.4]

Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определен Законом О бухгалтерском учете [4] и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации [10]. [c.438]

Документирование хозяйственных операции и документооборот [c.452]

Правдивость следует рассматривать шире, чем простое документирование хозяйственных операций (на этом делается акцент в российском законодательстве), хотя документ является необходимым условием правдивости. Часто бухгалтерская оценка (особенно это касается финансовых активов), основанная на документах, не отвечает рыночным реалиям. [c.14]

Смотрите так же:  Судебная экспертиза особенности

Система бухгалтерского учета включает сбор, анализ и документирование хозяйственных операций организации. Она может считаться эффективной, если отвечает следующим требованиям [c.193]

Основным принципом учета в SAP R/3 является принцип документирования хозяйственных операций. Информация о любой операции сохраняется как документ проводки. Документы определенного вида имеют унифицированную структуру данных [c.105]

Компьютеры позволяют решить и проблему автоматизации документирования хозяйственных операций на основе создания [c.40]

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. У. д. облегчает документирование хозяйственных операций и механизацию учета. [c.329]

Обязательность документирования хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу по окончании операции. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться по типовым формам или формам, утверждаемым руководителем организации. Руководитель также утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации. [c.52]

Распределенные системы создают принципиально новые возможности для высокоэффективной автоматизации учетных процессов, прежде всего таких, как автоматизация документирования хозяйственных операций, первичная вычислительная обработка исходных данных, арифметический и логический контроль вводимых в систему обработки данных и др. Эти системы весьма перспективны при управлении технологическими процессами и особенно эффективны для решения задач учета, так как обеспечивают основную обработку данных непосредственно в местах возникновения первичной производственной информации, что ускоряет ее использование для оперативного управления производством. Поэтому с полным основанием можно утверждать, что их применение является важнейшим направлением ускорения научно-технического прогресса в хозяйственном учете на предприятиях, в организациях и учреждениях. [c.79]

Как показала практика, в памяти микроЭВМ могут храниться формы первичных документов (приходных ордеров, лимитных карт, нарядов, табелей и др.), в которые пользователь с клавиатуры заносит необходимые показатели с контролем через дисплей, обеспечивая тем самым документирование хозяйственных операций. Заполненный документ отражается на экране дисплея и выводится на печать. Одновременно информация первичного документа заносится в соответствующий файл на магнитном диске. [c.158]

Автоматизация документирования хозяйственных операций на базе микроЭВМ является по сути переходом на качественно новое поколение систем обработки учетных данных. [c.159]

При документировании хозяйственных операций с использованием дисплея пользователь считывает соответствующую форму и с клавиатуры заполняет в ней только переменную информацию, а также ключевые признаки — полные коды синтетических счетов, код норм амортизационных отчислений. [c.176]

АРМ работников по учету труда и заработной платы в системе хозяйственного учета на базе использования ПЭВМ создаются в первую очередь. Это определяется трудоемкостью документирования хозяйственных операций и расчетов по оплате труда, а также необходимостью выполнения многочисленных группировок сумм начислений и удержаний по различным ключевым признакам — кодовым обозначениям работающих, категорий персонала, видов оплат, доплат, удержаний и взносов, структурных подразделений, синтетических счетов и т. п. [c.193]

При документировании хозяйственных операций пользователь считывает на дисплей соответствующую форму и с клавиатуры вводит в документ оперативную информацию и ключевые реквизиты, по которым система автоматически заполняет нормативно-справочную информацию и производит нужные вычисления. Одновременно введенная запись поступает в файлы выходных форм в принятой в них систематизации данных. [c.213]

Сокращение учетного аппарата, резкое уменьшение бумажного документирования хозяйственных операций и их обобщения, обработки, доли записей вручную при низкой стоимости микроЭВМ в свою очередь снижают условно-постоянные расходы, уровень себестоимости продукции и повышают прибыль и рентабельность [c.248]

Характерной чертой бухгалтерского учета является то, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Это требование определено в специальном Положении Министерства финансов СССР о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций основа- [c.20]

Система документирования хозяйственных операций и документооборота предусматривает, что каждая хозяйственная операция должна оформляться только одним первичным документом, а несколько однотипных операций, состыкованных во времени, — одним сводным документом. Например, получение в банке денег и оприходование их в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ф. № KO-1), а учет использования рабочего времени и расчета заработной платы — сводным документом Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12). [c.55]

Том 2 содержит рекомендации по документированию хозяйственных операций, связанных с учетом [c.5]

Чтобы каждым томом можно было пользоваться отдельно, во введении к тому 2 в сжатом виде приведены общие принципы документирования хозяйственных операций и составления первичных учетных документов, которые необходимо знать бухгалтеру и на которые авторы делают ссылки при рассмотрении конкретных хозяйственных си- [c.5]

Но если утраченный документ для вас — единственное свидетельство совершенной хозяйственной операции (например расходный кассовый ордер), то лучше восстановить его с соблюдением всех формальностей — особенно в том случае, если у вас по каким-либо причинам нет возможности получить под ним подписи именно тех работников, которые когда-то подписали утраченный экземпляр. В случае возникновения сомнений в подлинности документа специальная экспертиза легко установит период его создания (или внесения в него дополнительных записей), и документ, созданный «задним числом», может быть признан недействительным. В зависимости от конкретных обстоятельств (а возможно, и от настроя проверяющих) вам могут предъявить обвинение как в несоблюдении правил документирования хозяйственных операций, так и в подлоге документов. [c.46]

При этом принятая система документирования хозяйственных операций как элемент учетной политики должна обеспечивать [c.53]

Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели (например нормы расхода материалов, нормы технологических потерь, нормы трудоемкости, справочные данные об аналогичных показателях предыдущего отчетного периода, планируемые значения тех или иных величин). Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности [c.54]

В информационном процессе АИС-БУ выделяются три этапа, включающие определенные процедуры преобразования информации. На первом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке. Этот этап называется документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы . Второй этап предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название обобщение учетных данных и формирование учетных регистров . Здесь выполняются процедуры поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения, тиражирования. На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Этот этап носит название завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности . Бухгалтерская отчетность, особенно годовая, является важным источником информации для внешних пользователей, которые, анализируя ее, делают заключение о работе предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности. Информация этого этапа доступна и внутренним пользователям, помимо работников бухгалтерии, которые анализируют ее и выра- [c.26]

Решение названных задач компенсационного характера связано с перестройкой сложившейся системы оперативного учета посредством документирования хозяйственных операций и процессов, вызванных нереализованными резервами, выступающими как скрытые дополнительные сверхнормативные затраты или как внешние факторы, ухудшающие фактические условия труда и производства по сравнению с действующими нормами и положениями договоров-поставюь Перечень задач второй области оптимизации должен разрабатываться применительно к фактическим условиям работы отдельных предприятий. По опыту ряда производственных объединений (Черкасских Азот и Химво-локно , Энгельсского Химволокно , Орехово — Зуевского Карболит- ) перечень подобных задач составляет несколько десятков наименований. [c.157]

Читайте так же:

  • Заявление на перевод в другой детский сад образец Как перевести ребенка в другой детский сад? Процесс перехода ребенка в другой детский сад обусловлен многими организационными сложностями. Ведь чтобы малыша зачислили в новый детский сад, нужно оформить отчисление в старом. Для ребенка должно быть свободное место в […]
  • Закон об осаго 2019 год Свежие новости изменений в ОСАГО с 2019 года Согласно пояснениям Центробанка, в 2019 году будет использоваться новый тарифный коридор для ОСАГО с предполагаемым удорожанием услуги на 20%. Проект, относительно изменений тарифных ставок, был опубликован в средине лета с […]
  • Образец заявления на инн смена фамилии Правила заполнения заявления на получение ИНН физическому лицу Сам процесс получения ИНН (идентификационного номера налогоплательщика) для физического лица сегодня максимально облегчен. Эта бесплатная процедура требует от гражданина предоставить паспорт, документ о […]
  • Нижний тагил нотариус коновалова Коновалова Елена Васильевна Нотариальная палата Свердловской области. Нотариус Коновалова Елена Васильевна, Нижний Тагил, ул. Космонавтов,13-а. Адрес нотариуса Коновалова Елена Васильевна на карте Нижнего Тагила. Перед посещением нотариуса, рукомендуем уточнить адрес. […]
  • Кумены нотариус Нотариус Бессолицына Татьяна Леонидовна +7 (499) 703-35-33 доб. 792 – Москва и МО Телефон нотариуса: +7(83343)21840 Адрес: 613400 п.Кумены, ул.Кирова, д.4 понедельник: 09:00 18:00 вторник: 09:00 18:00 среда: 09:00 18:00 четверг: 09:00 18:00 пятница: 09:00 […]
  • Владикавказ органы опеки и попечительства Владикавказ органы опеки и попечительства г. Владикавказ, проспект Коста, д. 15 Услуги Семья Опека и попечительство Денежные средства на содержание детей в замещающих семьях Оказание содействия опекунам и попечителям, проверка условий жизни подопечных […]